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如何撰写船舶商务信函

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发表于 2015-10-18 23:05 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 某小女 于 2015-10-18 23:05 编辑

小女子找了一份材料,取其精华,打算从今儿个起和大家一起逐步学习商务信函的基本格式、常用词汇和表达方式。争取专业英语提升的同时,也能给老外写出像样的英文邮件。反正目的就是分享给大家,在公众号发在论坛发都是一样。不关注某小女的,小女就费二遍事再分享一下。希望对困惑中的人有所帮助。


一切交易都依赖于信息的交换,现代国际商业中,信息交换尤其重要。信息交换的方式有口头,也有书面。就书面而言,一般包括信函、电报、电传、传真及电子邮件。随着科技的发展,电报及电传已绝少使用。但不论如何,信函仍为信息交换的基础,传真和电子邮件更存在于我们的日常工作中。撰写好英语函电,使用精准的格式和商务的表达在外贸业务中至关重要。英语业务函(Correspondence)电(Telecommunications)就是应用于国际经贸业务往来的通信工具,属于 “商业英语” (Commercial English),应使用应用文文体。

想要写好英语函电,牢记7个"Cs" 才能将意思表达明确,它们是:

7个Cs

7个Cs

7cs.jpg
切忌:(1)单调划一;(2)矫揉造作;(3)虚张浮夸;(4)陈词滥调;(5)废字连篇。

像谈话那样,并不是说可以随便或随意,而是指使用谈话的方式,语气仍必须是专业的哦。谈话的方式有5个tips,如下:


谈话式邮件.jpg


从事国际贸易业务的公司之间远隔重洋,天各一方,业务往来往往只能利用函电来建立联系纽带。互相不能晤面的公司往往通过函电判断对方的业务及服务水平,一封庄重得体的函电(从内容到形式)可为建立一个重要的业务关系铺平道路。更重要的是,从法律的角度看,由于信函写得比较详尽,且在信函的末了签字盖章,故信函构成法律意义上的正式文件。

所以一定要将工作邮件“当回子事”哦。

欲知后事如何,且听下回分解。下期函电内容:业务英语函电的基本组成。



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发表于 2015-10-19 09:41 | 显示全部楼层
俺是一直关注某小女的的,不过效果不彰。
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 楼主| 发表于 2015-10-19 11:17 来自手机 | 显示全部楼层
aqwe 发表于 2015-10-19 09:41
俺是一直关注某小女的的,不过效果不彰。

有人走心,醇之,有人走肾,排之。
你走肾,鉴定完毕。
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发表于 2015-10-19 12:49 | 显示全部楼层
某小女 发表于 2015-10-19 11:17
有人走心,醇之,有人走肾,排之。
你走肾,鉴定完毕。

学习英文还有走心走肾之说?何谓走心走肾大法?
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发表于 2015-10-19 13:11 | 显示全部楼层
建议来个,每周一词或一句子,更有吸引力,更容易帮助网友。
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 楼主| 发表于 2015-10-19 14:40 来自手机 | 显示全部楼层
江海直达 发表于 2015-10-19 13:11
建议来个,每周一词或一句子,更有吸引力,更容易帮助网友。

感谢建议,可以啊。关于什么的?
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发表于 2015-10-23 19:13 | 显示全部楼层
居然当上版主啦……厉害……厉害……
几日不见,如隔三秋,
哦……不……不对……是……
是……是刮目相看呀……
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发表于 2015-10-24 20:14 | 显示全部楼层
就没有点具体的例子吗?
比如,想给船东的大老板写信
内容如下
XX先生
能否确认附件中的设计已经被您认可。我对该设计有一些疑问XXXXXXXXXXX。同时请参考附件中另一相似的设计。
等待您的答复
该如何写才能不卑不亢表达清楚?
盼指点
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 楼主| 发表于 2015-10-28 14:27 来自手机 | 显示全部楼层
labilaoxin 发表于 2015-10-24 20:14
就没有点具体的例子吗?
比如,想给船东的大老板写信
内容如下

最近忙成汪了…我都忘了自己还可以写白领邮件,以为自己已然成为煤矿工人天地为家了呢…

老新你是不是跟我换角色了。后边还会发具体句子的表达的。现在就告诉你结果,后面的故事便不吸引人了呢。

等着。
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 楼主| 发表于 2015-10-28 14:28 来自手机 | 显示全部楼层
wangjin000 发表于 2015-10-23 19:13
居然当上版主啦……厉害……厉害……
几日不见,如隔三秋,
哦……不……不对……是……

嗯嗯,如隔三秋
成语用的不错
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 楼主| 发表于 2015-10-29 12:28 | 显示全部楼层
英文信函的基本部分主要包括以下几部分:
1、信头(Letter Head)信头是指信纸上印刷或打印的发信人的基本情况,其中包括公司名称、地址、电话、传真号、电传号、电子邮件地址、公司标识、经营范围等等。通常情况下,公司都会专门印制带有信头的信笺纸,当我们撰写信件时,直接使用这种信笺纸就可以。
2、编号和日期(Reference and Date)由于公司来往信函较多,为方便双方事后查找,一般每封信函须编函电号,其前就可以印上“Our ref:”(我方编号), “Your ref:”(你方编号),一般放在日期上面。编号中字母一般使用单位或人名缩写。
日期通常打印在信头的右下方位置,或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年;美式写法是月、日、年。为了避免误解,日期、年份用数字表示,月份则用英文表示,第一个字母要大写,也可用缩写。比如June 10, 2015;10 (th) June, 2015 (英式写法)。可想而知,如果示例中表示为6,10,2015,没有人告诉你是英式还是美式写法,我们无法知道这是几月几日。
3、封内名称及地址(Inside Name and Address)封内名称及地址(Inside Name and address),即收函人(Receiver)的姓名和地址。在书写收函人名称时,如果收函人为个人或以人名为公司名称时,应在名称之前,冠以适当的敬称或头衔,例如:Mr., Mrs., Miss., Messer等等。Messer主要用于称呼单位,严格来说是用来称呼合伙企业或公司。例如:
Mr. Michael H. Dickinson (收函人为个人)Messrs. John Smith & Co., LTD (以人名为公司名称)China Ocean Shipping Co.(Group) (非以人名为公司名称)
书写收信单位名称时,应特别尊重对方的习惯,不能随意增删公司名称前的冠词The,也不能随意改用繁写及缩写,如Company与Co.之间不能互换,否则会被认为是不礼貌的行为。收信人地址的书写格式与信封相同。
4、称呼(Salutation)在英文信函中,相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓,常用Dear sirs;称呼企业,公司的妇女组织常用Madams,Ladies;无具体收信人姓名用Dear Sir or Madam 称呼收信者。收信人是个人,就应在收信人姓名之前加称谓,如Mr.(先生),Mrs.(夫人),Miss(小姐),Hon(用于称呼市长、部长、大使等),Pres.(总经理、会长、总统等),Prof.(教授)等等。
注意:称呼的第一个字母和头衔要大写。如果收函人为个人时,可以用ear Sirs,/Gentlemen。在知道收信人名字时,我们可以用:Dear Mr. Tom Miller,/Dear Mr. Miller等。称呼后的标点:Dear后一般用逗号(comma);Gentlemen后一般用冒号(colon),或者不用任何标点。
如果要细究的话,称呼有英式美式之分,如英式称呼:Dear Sirs/Madame,美式称呼:Gentlemen/Ladies ScreenShot00362.jpg

5、正文(Body of Letter/Message)开头语没有统一的格式,但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期,主题及简单内容加以综 合叙述,使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信,也可以利用开头语作必要的自我介绍,并表明目的要求。开头语一般与正文分开,自成一节,要求简单明了。如:Thank you for your letter of May 20 inquiring about our products.
信文以占信纸的四分之三为宜,四周留出一定空白,尽量要考虑到整齐美观。正文的主体部分书写要开门见山,简单明了,言简意赅。如:We’d like to enclose our catalogue and pricelist for your reference.
正文结束主要表达写信人的希望、愿望与要求等。如:I’m looking forward to your early reply/your first order.
6、结尾敬语(Complimentary Close)英文商业信函的结尾是写信人的谦称,相当于“敬上”的意思。若收信者为公司,谦称则常用:Yours Truly,Truly Yours,Yours faithfully等;若收信者为个人,则常用:Yours sincerely,Sincerely yours等。需要注意的是,结尾的谦称后必须加逗号。 ScreenShot00363.jpg
7、签名(Signature)签署由两部分组成,一是写信人的签名,二是打印出的写信人的姓名。签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。尽量不要用印章,用印章的话,说明该信件并非本人亲自过目,只是通函而已,不为人重视。为易于辨认,在签名下还应打印姓名,有时还将职衔一并打印。常见的职衔有:Chairman of the Board of directors(董事长),President或Genera1 Manager(总经理),Director(董事),Stand Director(常务董事),Manager(经理),Head of Department(职员),Manageress(女经理),Head of a Department(处长),Section chief(科长)等。
需要指出的是,写信人如要代表企业单位或代理签署时,应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称,然后才签署,以表明该信不是以写信人个人身份写的,信由所述事宜均由企业单位负责。
如 SMITH & SON COMPANYHandwritingEdward N. MegayManager, Sales Department此外,有时候在商业信件中我们常用P.P. 表示代理签字。

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发表于 2015-10-31 11:38 | 显示全部楼层
很复杂的样子
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发表于 2015-11-18 14:25 | 显示全部楼层
基本功不好,这些都没有用。写个3-5年,慢慢的就会简洁,地道。而且,真实生活里要这么慎重其事的写商务信函,基本就是在解决纠纷,或者创造纠纷的时候。这个时候,内容/逻辑的严密才是最重要的。更重要的是,大部分人都不会有机会写这样的信
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发表于 2018-1-20 21:59 | 显示全部楼层
Mark,谢谢楼主分享,关注了你的公众号
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